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PONGA FIN AL CAOS EXCEL

¿Le parece esto familiar?

El control de gestión, la planificación, el presupuesto y los informes, son manejados en Excel.

Como resultado, tenemos cientos de planillas que frecuentemente presentan datos inconsistentes, las cuales están circulando a través de la organización y peor aún, se utilizan para tomar decisiones de negocio.

Un ejemplo clásico del caos en Excel, es el proceso de presupuesto.

CICLO BÁSICO DEL PROCESO DE PRESUPUESTO - EXCEL

En este ciclo las empresas al menos enfrentan los siguientes problemas:

	Inicio del proceso de presupuestacion con la definición y creación de la planilla base.
	Necesidad de replicar la planilla base, tantas veces como contribuyentes tenga el presupuesto. Alta probabilidad de cometer errores manuales y alto costo de corrección.
	Distribuir cada planilla replicada a cada uno de los contribuyentes por correo electrónico, con nulo o escaso control del proceso presupuestario.
	El ingreso de datos del presupuesto es descentralizado, no existe visibilidad con respecto al proceso. Por otro lado, algunos usuarios avanzados pueden alterar las planillas, modificando su estructura.
	El departamento a cargo del proceso, comienza a recibir las planillas base completadas por cada usuario, las cuales pueden presentar alteraciones, falta de datos, modificaciones de formato o envío de planillas con formato propio del contribuyente. Dichas planillas entran en un proceso de corrección con correos de ida y vuelta, comienza la confusión de averiguar cual es la última planilla válida.
	Ya terminado el proceso de recolección de planillas, comienza la consolidación. Surge ahora el problema de vincular todas las planillas en una sola gran planilla, con gran probabilidad de errores producto de vinculos mal establecidos, planillas bases alteradas, etc.
	Cuando se presentan los números del presupuesto a la Gerencia, comúnmente estos requieres ser ajustados, iniciando nuevamente el ciclo de presupuesto.

En definitiva esto redunda en que las organizaciones se encuentran con las siguientes desventajas:

1. Un gran esfuerzo de coordinación en un proceso manual de gran complejidad.

2. Alto consumo de horas que implica un mayor costo.

3. Se desconoce el estado del proceso, no hay control del proceso.

4. Proceso con datos descentralizados, consolidación altamente compleja.

5. Baja estandarización del proceso, alta dependencia de los especialistas.

6 Cambios del presupuesto o análisis de escenarios toman demasiado tiempo.

7. Decisiones pueden tomarse con datos erróneos e inconsistenes.

¿Como detener el caos Excel?

Jedox Suite detiene el caos en Excel, a través de una solución en plataforma Web y/o Excel, la cual almacena los datos en un modelo de negocios central. Los datos están disponibles para todos los usuarios de manera simple, rápida y oportuna.

¿Como lo hace?, revise ahora como sería el proceso de presupuesto con Jedox Suite.

CICLO BÁSICO DEL PROCESO DE PRESUPUESTO - PALO BI

Jedox Suite optimiza el ciclo del proceso de presupuesto, eliminando las tareas más tediosas y que generan mayores problemas.

	Inicio del proceso de presupuestación con la definición y creación del modelo base central.
	No se necesita replicar el modelo base. Actividad eliminada del proceso.
	No se necesita distribuir las planillas base. Actividad eliminada del proceso.
	El ingreso de datos del presupuesto es centralizado y en linea, existe completa visibilidad con respecto a todo el proceso. Los usuarios no pueden alterar el modelo, ni cambiar el ingreso de datos.
	No se requiere recibir correos con planillas de los contribuyentes, ni re-enviarlas por correo en caso de error. Actividades eliminadas del proceso.
	No se requiere consolidar planillas manualmente, la consolidación de los datos es automática y en tiempo real. Actividad eliminada del proceso.
	Los ajustes al presupuesto son realizados facilmente a través del manejo de versiones del presupuesto. La capacidad de análisis de escenarios (what-if), permite ajustar y definir de manera precisa los números finales del presupuesto.